Многие предприниматели считают, что должность секретарей придумали для того, чтобы заниматься такими делами, как игра шарики или «косынка», препятствуя тем самым прямой связи с нужными людьми в компании. Секретарь - это своего рода основная шестеренка бюрократической машины. Конечно, часто секретари - это действительно своеобразный барьер. Однако как показывает практика, если научиться правильно общаться с этими милыми дамами, то они скорее укажут вам кратчайший путь к нужному вам лицу.

Прежде всего, следует понять, что секретарь - это не секретарша, которая только и умеет, что приносить кофе и бутерброды. На самом деле секретарь представляет собой связующее звено между всеми подразделениями компании, обычно также это самое проинформированное лицо, чем вы можете воспользоваться. Итак, секретарь вам нужен и может быть очень полезен.

Помните о том, что секретарь тоже человек, более того женщина, поэтому постарайтесь обращаться к ней как можно вежливо и осмотрительно. Но не перегните палку - кокетство, лесть, умасливание оставьте для других. Хорошо, если вы знаете имя девушки-секретаря, при разговоре с ней обязательно обращайтесь к ней по имени. Если же вы звоните в эту компанию первый раз и никто из его сотрудников вам не знаком, не переживайте, сейчас в большинстве фирм работники, когда поднимают телефонную трубку, называют свое имя.

Если вы знаете, какое конкретно лицо в компании вам нужно, попросите вас соединить с ним, назвав предварительно свои фамилию и имя, организацию, на которую вы работаете, вопрос, который вы хотите обсудить. Поверьте, это не лишние формальности. Узнав цель вашего звонка, хороший секретарь приложит все усилия, чтобы соединить вас с нужным человеком. Предлагаем рассмотреть наглядный пример.

"Здравствуйте, Елена. Меня зовут Сергей Петров. Я из ООО "Алмаз". Могу я поговорить с господином Ивановым относительно поставки оборудования"

Варианты ответа секретаря:

- "К сожалению, господин Иванов сейчас в отпуске, но я могу соединить Вас с менеджером по сбыту".

- "Продаже оборудования в нашей компании занимаются два департамента: департамент оборудования для автозаправок и департамент оборудования для шиномонтажа. Не могли бы Вы уточнить, о каком виде оборудования идет речь".

- "Если Вы хотите приобрести оборудование у нашей компании, тогда Вам нужен совсем другой человек. Господин Иванов возглавляет рекламный отдел, а оборудование курирует господин Смирнов. Я соединю Вас".

Таким образом, можно увидеть, что вежливость, учтивость, а также минимум необходимой информации сделают свое дело, и секретарь из предполагаемого противника и бюрократа превратится в вашего союзника.